Procesar un pedido

De "pedido nuevo" a "cliente con tracking" en menos de 10 minutos.

Lo esencial en 3 puntos

Cada pedido pagado dispara tres cosas automáticas: email al cliente, boleta Bsale a SUNAT y notificación a tu correo.
Tu trabajo en tienda: verificar pago → empacar → marcar como enviado con tracking.
Si el pago aparece "Pendiente" más de 1 hora, revisa Mercado Pago antes de empacar — todavía no cobró.

Antes de empezar

Necesitas:

Sesión abierta en admin.shopify.com con tu correo de Play!
Acceso al stock físico en la tienda Jesús María (es la única que despacha online).
Etiqueta de courier lista (Olva, Shalom, Scharff, Pidelo Ya, lo que uses).

Recuerda Las tiendas de Miraflores Santa Cruz, Miraflores Schell y Pueblo Libre (Aelu) no despachan pedidos web. Solo Jesús María tiene activado "fulfills online orders".

Paso a paso

Te llega la notificación.
Recibes un email automático a ventas@playboardgamestore.com con asunto "New order #1XXX". El subject incluye el número del pedido y el total cobrado.

[SCREENSHOT PENDIENTE: email de notificación de pedido nuevo Shopify · vista bandeja Gmail con asunto resaltado]
Abre Shopify Admin.
Entra a admin.shopify.com → en la barra lateral izquierda haz clic en Orders (Pedidos). Verás el pedido nuevo en la parte de arriba de la lista, con etiqueta verde "Paid" si Mercado Pago ya cobró.

[SCREENSHOT PENDIENTE: vista admin Shopify · sidebar Orders resaltado + lista con pedido nuevo destacado]
Verifica el estado del pago.
Haz clic en el número del pedido (ej. #1042). En la parte superior verás dos chips:
- Paid (verde) → puedes despachar.
- Payment pending (amarillo) → Mercado Pago todavía no confirma. No empaques aún. Espera hasta 1 hora.
[SCREENSHOT PENDIENTE: vista detalle de pedido · chips Paid y Payment pending lado a lado]
Confirma stock real en tienda.
Aunque Shopify diga "1 disponible", baja a la bodega y verifica que el producto físico esté ahí. Si no está (rotura de stock, mal contado), salta al final del manual: sección "¿Qué hacer si no tengo el producto?"
Imprime el packing slip.
Dentro del pedido, arriba a la derecha haz clic en More actions → Print packing slips. Te abre una vista lista para imprimir con SKU, cantidad y dirección de envío.

[SCREENSHOT PENDIENTE: menú More actions desplegado · opción Print packing slips resaltada]

Tip Si tienes impresora térmica, ajusta el tamaño a 10×15 cm en las opciones de impresión. Si imprimes en A4 normal, puedes cortarlo y pegarlo a la caja con cinta transparente ancha.
Empaca el juego.
Usa caja o sobre reforzado según el tamaño. Para juegos con caja grande y frágil (rompecabezas premium, expansiones de colección), agrega papel kraft o burbuja para que no se mueva. Pega el packing slip por fuera, en una manga transparente o con cinta.
Coordina el courier.
Llama o usa la app del courier que uses (Olva, Shalom, Scharff, Cabify Envío, Pidelo Ya). Anota el número de tracking que te devuelvan — lo vas a necesitar en el siguiente paso.

Importante Si el cliente eligió "Recojo en tienda" en lugar de envío, salta este paso. Llámalo o escríbele por WhatsApp para coordinar la fecha de recojo en Jesús María.
Marca el pedido como enviado y agrega tracking.
Vuelve al pedido en Shopify Admin. En la sección Unfulfilled haz clic en Fulfill item. Se abre una pantalla donde:
- Pega el número de tracking del courier.
- Elige la compañía de envío en el dropdown (si no aparece, escribe "Other" y el nombre).
- Deja marcada la casilla "Send shipment details to your customer now".
- Haz clic en Fulfill items.
[SCREENSHOT PENDIENTE: pantalla Fulfill item · campo tracking number + dropdown courier + checkbox email cliente]

El cliente recibe automáticamente un email con el tracking. El pedido cambia a estado Fulfilled en la lista.
Verifica que Bsale emitió la boleta.
Bsale emite la boleta SUNAT automática unos minutos después del pago. Para verificar: entra a app.bsale.com.pe con tu cuenta → Documentos → busca por el número de orden. Debe aparecer una boleta electrónica con el RUC del cliente (si la pidió con factura) o el DNI/sin documento (si fue boleta normal).

Si no apareció en 30 min Mira la sección "Errores comunes" abajo — punto "Bsale no emitió la boleta".

Errores comunes

Qué pasa	Por qué	Cómo lo resuelves
El pedido se queda en "Payment pending" más de 2 horas.	Mercado Pago no logró cobrar la tarjeta (rechazo del banco) o el cliente eligió pago en efectivo (PagoEfectivo) y aún no fue al banco.	Entra a `mercadopago.com.pe` → busca el pedido por monto/fecha. Si dice "Rechazado", escribe al cliente por WhatsApp para que reintente. Si dice "Pendiente PagoEfectivo", espera hasta 72h.
Bsale no emitió la boleta automática.	El token de Bsale expiró, o el producto no tiene categoría tributaria asignada.	Entra a Bsale → Documentos → "Crear documento manual" → busca el pedido en Shopify y replica los datos. Si pasa más de 2 veces en una semana, avisa a MIYAUCHI para revisar la integración.
El cliente dice que no le llegó el email de confirmación.	Cayó en spam, o el email que digitó tiene typo.	En el pedido, arriba haz clic en More actions → Resend order confirmation. Si el email está mal, edita el contacto del cliente y vuelve a reenviar.
El tracking del courier no aparece en el dropdown.	Es un courier peruano que Shopify no tiene precargado.	Elige "Other" en el dropdown y escribe el nombre del courier manualmente. El cliente igual recibe el número.
Marcaste "Fulfilled" pero olvidaste poner tracking.	Le diste a "Mark as fulfilled" en lugar de "Fulfill items".	Abre el pedido → en la sección Fulfillment, haz clic en los 3 puntitos (•••) → Add tracking. Pega el número y el cliente recibe email actualizado.

Qué hacer si...

…no tengo el producto en stock

Pasa: el stock del sistema decía 1 pero físicamente no está (o está dañado). Tienes dos opciones:

Si tienes la expansión/edición igual de otra marca o variante: escribe al cliente por WhatsApp antes de despachar, ofrécele el reemplazo. Si acepta, despacha y deja una nota interna en el pedido (Notes → "Cliente aceptó cambio por X").
Si no hay reemplazo: entra al pedido → Refund → emite reembolso del producto faltante (Mercado Pago lo devuelve a la tarjeta en 5-10 días hábiles). Escribe al cliente por WhatsApp explicando, pide disculpas, ofrece cupón de 10% para próxima compra.

…el cliente pidió cambio de dirección después de pagar

Si todavía no marcaste como Fulfilled: edita la dirección en el pedido (en la sección Shipping address, ícono lápiz) y empaca con la nueva. Si ya marcaste Fulfilled pero el courier todavía no recogió: llámalo y dale la nueva. Si ya recogieron: el cliente paga el redireccionamiento al courier.

…el cliente pidió factura en lugar de boleta

Pídele RUC + razón social por WhatsApp o email. Entra al pedido → en Customer details agrega esos datos en "Tax exempt details" o como nota. Luego entra a Bsale → busca el documento → si todavía no se emitió, regenera como factura. Si ya se emitió boleta, anula la boleta en Bsale y emite factura nueva (Bsale lo permite en el mismo día).

…el pedido tiene producto digital o reserva

Play! no vende digitales hoy. Si en el futuro habilitas pre-orders o tarjetas regalo digitales, en esos pedidos el botón será Mark as fulfilled (sin tracking) en lugar de Fulfill items.